Vier Fragen für jedes KI-Projekt
Ohne konkrete Antworten auf vier Fragen gibt es keine KI-Transformation, sondern nur ein neues Werkzeug.
Ich stelle bei jedem KI-Projekt inzwischen vier Fragen. Sie sind kurz, und die meisten Teams finden sie zu einfach. Dann versuchen sie, sie zu beantworten. Und es wird still im Raum.
Die Fragen sind keine Theorie. Sie sind das Ergebnis aus 76 Transformationsprojekten, in denen die Technologie fast immer funktioniert hat. Die Demo lief. Die Mitarbeiter sparten Zeit. Und in der GuV kam erstaunlich wenig davon an. Die vier Fragen sind der Filter, der diese Lücke schließt.
1. Welche Arbeit fällt danach wirklich weg?
Nicht: Welche Arbeit wird schneller. Sondern: Welche Arbeit macht danach niemand mehr. Das ist der Unterschied zwischen einem Assistenten und einer Transformation. KI muss Menschen nicht nur schneller machen. KI muss Arbeit verschwinden lassen.
Die meisten Projekte beantworten diese Frage auf Ebene der Stellen. Welche Stelle fällt weg? Die Antwort ist fast immer: keine. Dann gilt das Projekt als sozialverträglich und bleibt ohne Effekt. Die richtige Ebene sind Aufgaben. KI sieht keine Jobs. Sie sieht Aufgaben.
Der Test: Zerlegen Sie die betroffene Rolle in ihre einzelnen Aufgaben, so konkret wie möglich. Eine Sachbearbeitung Eingangsrechnungen zerfällt zum Beispiel in acht Aufgaben. Schreiben Sie hinter jede Aufgabe: Mensch oder Maschine. Wenn hinter keiner Aufgabe „Maschine“ steht, fällt keine Arbeit weg. Dann haben Sie ein Werkzeug gekauft, kein Projekt gestartet.
Zweiter Test: Nennen Sie die Minuten. Welche Aufgabe kostet heute wie viel Zeit pro Woche, und was davon steht nach dem Projekt bei null? Wer keine Minuten nennen kann, hat keine Antwort.
2. Was passiert beim Sonderfall?
Jeder Prozess hat einen Standardfall und Ausnahmen. Die Demo zeigt den Standardfall. Der Alltag besteht aus Ausnahmen. Der Lieferant ohne Bestellnummer. Der Kunde mit dem alten Rabatt. Die Freigabe per Zuruf. Beim ersten Sonderfall heißt es: „Frag Sabine. Die weiß, wie das geht.“
Wenn die Antwort auf diese Frage „dann übernimmt ein Mensch“ lautet, ist das noch keine Antwort. Es ist die Beschreibung des Problems. Denn dann läuft die Maschine für den einfachen Teil, und der Mensch bleibt für den schweren Teil. Die Arbeit verschwindet nicht. Sie wird nur unangenehmer.
Der Test: Nehmen Sie zehn echte Vorgänge aus der letzten Woche. Nicht die sauberen. Die, bei denen jemand nachfragen musste. Lassen Sie jeden davon durch den neuen Prozess laufen. Zählen Sie, wie oft die Maschine stoppt und wer dann übernimmt. Wenn sie bei den meisten stoppt, haben Sie den Prozess nicht neu gebaut. Sie haben ein Werkzeug auf den alten Ablauf gesetzt.
Legen Sie außerdem fest, wer den Sonderfall entscheidet und wohin die Entscheidung geht. Nicht in Sabines Kopf. In eine Regel, die beim nächsten Mal gilt.
3. Lernt das System daraus?
Das ist die Frage, die am häufigsten übersprungen wird. Ein Werkzeug, das heute den Standardfall schafft, schafft in einem Jahr immer noch nur den Standardfall, wenn nichts zurückfließt. Der Anteil der Arbeit, der beim Menschen bleibt, wird dann nicht kleiner. Er wird größer, weil die Ausnahmen mit dem Geschäft wachsen.
Lernen heißt hier nicht, dass das Modell trainiert wird. Lernen heißt, dass jede Ausnahme, die ein Mensch entscheidet, als Regel im Prozess landet. Beim zweiten Mal ist der Sonderfall kein Sonderfall mehr. Nur so sinkt die Arbeit beim Menschen über die Zeit, statt zu steigen.
Der Test: Fragen Sie das Projektteam: Wenn Sabine morgen einen Sonderfall entscheidet, wo steht diese Entscheidung übermorgen? Wenn die Antwort „in der E-Mail“ oder „im Kopf“ lautet, lernt das System nicht. Wenn die Antwort „in der Regelliste, die der Prozess liest“ lautet, lernt es.
Zweiter Test: Gibt es eine Person, die die Regelliste pflegt, und steht das in ihrer Stellenbeschreibung? Ohne Namen gibt es keine Pflege. Ohne Pflege gibt es kein Lernen.
4. Was machen wir mit der gewonnenen Zeit?
Die unbequemste Frage. Viele Projekte sparen Zeit, und dann passiert mit der Zeit nichts. Die Mitarbeiter sind entlastet, die Kosten bleiben gleich, der Umsatz auch. In der GuV steht nichts. Das Projekt gilt trotzdem als Erfolg, weil die Nutzung hoch ist.
Ich messe nicht, ob ein KI-Werkzeug genutzt wird. Ich messe, welche Arbeit danach wirklich wegfällt und was mit der gewonnenen Zeit passiert. Es gibt genau drei Möglichkeiten. Die Zeit wird zu mehr Umsatz mit denselben Leuten. Die Zeit wird zu weniger Kosten. Oder die Zeit wird zu besserer Arbeit, die der Kunde bezahlt. Alles andere ist eine Entlastung, keine Transformation.
Der Test: Schreiben Sie vor dem Projektstart eine Zeile in die GuV-Planung: Welche Position ändert sich, um wie viel, ab wann. Wenn Sie diese Zeile nicht schreiben können, wissen Sie noch nicht, wozu Sie das Projekt machen. Nach sechs Monaten prüfen Sie genau diese Zeile. Nicht die Zahl der Nutzer. Nicht die Zufriedenheit. Die Zeile.
2023 haben wir KI ausprobiert. 2024 haben wir Copilots gebaut. 2025 kamen die Agenten. 2026 muss KI endlich in der GuV ankommen. Die vier Fragen sind kein Rahmenwerk und keine Strategie. Sie sind ein Filter, den Sie morgen früh auf jedes laufende Projekt anwenden können. Wenn Sie auf eine der Fragen keine konkrete Antwort haben, haben Sie wahrscheinlich keine KI-Transformation. Sie haben ein neues Werkzeug.